“Jeg troede, du tog den del,” siger Maja på vej ud fra mødet. Hendes kollega har forstået det stik modsatte: Opgaven skulle blive hos Maja. Nu står arbejdet stille, og begge føler sig hægtet af. Det er ikke nogen stor krise, men misforståelsen kan hurtigt sætte tonen for resten af dagen. Med samarbejdsøvelser kommunikation kan teamet træne sig i at afklare beskeder, før små uklarheder vokser.
Det handler ikke om at tale perfekt eller være enige om alt. Øvelser giver kollegerne et trygt sted at opdage deres vaner: Hvem spørger ind? Hvem skynder sig videre? Og hvad bliver aldrig sagt højt? Jeg er især glad for den praktiske tilgang, fordi den gør kommunikationen synlig uden at udpege nogen som problemet.
Små knaster, der spænder ben i hverdagen
Uklare aftaler er en klassiker. En opgave bliver givet videre i forbifarten, men en vigtig ændring bliver glemt. Senere arbejder to kolleger ud fra hver sin version, og det kan være svært at finde ud af, hvor misforståelsen begyndte. En kort opsummering af aftalen kunne have gjort hele forskellen.
Afbrudte samtaler gør heller ikke hverdagen lettere. En medarbejder prøver måske at forklare, hvorfor tidsplanen ikke hænger sammen, men får et hurtigt løsningsforslag, før bekymringen er foldet ud. Det virker måske som en lille ting i øjeblikket. Alligevel kan vigtig viden gå tabt, før den når frem.
Så er der uenigheder om prioriteringer. Én vil begynde med kundesagerne, mens en anden mener, at den forsinkede levering må komme først. Begge har gode grunde. Efter min mening har teamet især brug for en fælles måde at undersøge behovene på her – ikke en konkurrence om at få ret.
Den slags situationer er oplagte at tage med ind i en øvelse. Ikke for at genopføre en konflikt præcis, som den fandt sted, men for at opdage, hvad der sker, når tempoet stiger, information mangler, eller flere hensyn trækker i hver sin retning.
En tryg generalprøve på den svære samtale
Hvordan ville jeres team løse en opgave, hvis beskeden manglede en vigtig detalje? I en enkel samarbejdsøvelse får én deltager en opgavebeskrivelse, mens resten skal stille spørgsmål og bygge videre på den information, de får. Holdet skal lytte, dele beskeder tydeligt og blive enige om næste skridt. Det er ikke en prøve i, hvem der er bedst, men en chance for at lægge mærke til samarbejdet, mens det sker.
Undervejs kan deltagerne træne aktiv lytning ved at spørge ind til, hvad en kollega mener, før de svarer. “Når du siger, at det haster, mener du så inden frokost eller inden arbejdsdagen slutter?” Spørgsmålet lyder måske banalt, men det er som regel bedre end at gætte – og bagefter opdage, at alle havde hver sin tidsfrist i tankerne.
Hvis teamet bliver uenigt om rækkefølgen på opgaverne, kan øvelsen også handle om at være uenig uden at gå efter personen. Deltagerne kan forklare, hvilke hensyn de prøver at tage, og undersøge, om der findes en løsning, som tilgodeser begge. Ingen behøver at skifte mening; det vigtigste er, at alle faktisk hører hinanden.
Forestil jer en travl tirsdag: Én kollega vil svare kunden først, mens en anden frygter, at en intern frist bliver overskredet. Når de får sat ord på konsekvenserne, kan de måske aftale en rækkefølge og en tydelig opfølgning. For mig virker øvelsen bedst, når den minder om noget, der rent faktisk kunne ske på arbejdet.
Fra fælles øvelse til bedre vaner på mødet
Efter øvelsen er det værd at blive ved oplevelsen lidt endnu. Hvem lyttede færdig? Hvornår blev en besked givet videre, og hvad gik tabt? Hvornår fandt holdet en fælles retning? Spørgsmålene skal ikke bruges til at uddele karakterer, men til at finde konkrete handlinger, som teamet kan prøve igen.
Et konkret scenarie gør snakken mere håndgribelig: En medarbejder giver en opgave videre, men får ikke nævnt en ændring i kundens ønske. I stedet for at diskutere, hvem der burde have vidst hvad, kan kollegerne undersøge, hvordan beskeden blev givet, og hvad modtageren kunne have spurgt om. Det giver en rarere samtale – og som regel også en mere nyttig en.
Vælg derefter én vane, der passer til jeres hverdag. Måske slutter I møder med en fælles opsummering af beslutninger, ansvar og næste skridt. Eller også gentager modtageren en vigtig besked med egne ord, så misforståelser dukker op med det samme. Små greb hænger bedst ved, når alle ved, hvornår de skal bruges.
Tryghed spiller også en rolle. Hvis det føles sikkert at sige “jeg er ikke helt med”, bliver uklarheder opdaget tidligere. Det kræver ikke en stor tale om åbenhed; ofte er det nok, at lederen stiller et oprigtigt opklarende spørgsmål og giver plads til svaret. Jeg synes, det er et langt bedre forbillede end en plakat om åbenhed på væggen.
Vælg den samtale, I vil øve først
Det bedste sted at begynde er ofte en situation, der går igen: uklare aftaler, kolleger, der taler forbi hinanden, eller prioriteringer, der skaber gnidninger. Beskriv situationen uden at hænge bestemte personer ud. Så bliver øvelsen en fælles generalprøve i stedet for en kritik forklædt som aktivitet.
For teams, der vil arbejde mere målrettet med samarbejde og dialog, kan teamkommunikationstræning hos GoSail være et sted at undersøge mulighederne. Vælg gerne et forløb med plads til både øvelse og eftertanke. Det er min klare anbefaling, for uden tid til at tale om oplevelsen risikerer læringen at blive i lokalet.
Begynd med ét spørgsmål: Hvilken samtale ville gøre jeres arbejdsdag lettere, hvis I tog den lidt tydeligere? Når svaret er konkret, er det også nemmere at vælge en passende øvelse. Næste gang en besked lyder uklar, kan nogen måske nå at spørge, før opgaven løber i den forkerte retning.
Samarbejdsøvelser kommunikation bliver først rigtig brugbare, når erfaringerne følger med tilbage i hverdagen. Efter en øvelse kan teamet derfor aftale, hvad det vil gøre anderledes ved næste møde eller overlevering. Det behøver ikke være stort: En fælles opsummering, et ekstra spørgsmål eller et øjebliks ro til at lytte kan gøre samarbejdet mere præcist og samtalen mindre anspændt.
Øv svære samtaler i trygge rammer, styrk aktiv lytning og tydelige aftaler, og tag bedre kommunikationsvaner med tilbage på arbejdet.
Se mere hos gosail.dk.
—