En veltilrettelagt hotel konference giver både deltagerne i lokalet og dem, der følger med online, mulighed for at høre oplæg, bidrage til samtalen og holde pauser, der passer til dagens program. Det kræver et lokale, der kan indrettes efter mødeformen, stabil teknik og klare rammer for ankomst og forplejning.
Hotel Fredericia tilbyder konference- og mødefaciliteter centralt i Trekantområdet, tæt på E20 og Fredericia Banegård. Her kan arrangøren samle transport, mødelokale, AV-udstyr og servering ét sted. Det er nyttigt, når deltagerne kommer fra forskellige retninger, eller nogle deltager digitalt.
Ankomst og transport sætter tonen for dagen
Praktiske oplysninger ved ankomsten hjælper deltagerne godt ind i mødedagen. Hotel Fredericia ligger omkring én kilometer fra Fredericia Banegård til fods, og hotellet tilbyder transportarrangementer, herunder til og fra stationen. Oplys deltagerne om den planlagte transport, hotellets adresse og hvor de skal henvende sig.
Kommer deltagerne i bil, ligger hotellet tæt på E20 og tilbyder gratis parkering. Send oplysninger om parkering og mødested sammen med invitationen. For deltagere, der rejser kollektivt, kan hotellet arrangere transport fra banegården.
Skal konferencen strække sig over længere tid, kan overnatning samme sted mindske transporten mellem dagens program og aftenens ophold. Hotellet tilbyder Superior dobbeltværelse, Standard dobbeltværelse og Junior Suite, og receptionen har døgnbetjening. Saml oplysninger om ankomst, parkering og overnatning i én besked, så deltagerne har dem ved hånden.
Lokalet skal understøtte mødeformen
Indretningen påvirker, om deltagerne kan se hinanden, høre oplægsholderen og bidrage aktivt. Hotel Fredericias konferencelokaler og ruminddelinger er mobile og fleksible, så rummet kan tilpasses dagens format. Skal deltagerne arbejde i grupper, høre oplæg eller veksle mellem præsentationer og dialog? Beskriv programmet for hotellet, så indretningen kan planlægges efter aktiviteterne.
Hotellets største konferencelokale har plads til op til 230 personer, og hotellet tilbyder også mindre møderum. De mindre rum har blandt andet fladskærms-TV, lærred og flipover. Ved større arrangementer har Fredericia Idrætscenter, hotellets nabo, et lokale med plads til op til 300 personer. Hotellets kursus- og konferencefaciliteter har samlet plads til maksimalt 250 personer.
Få bekræftet, hvordan rummet bliver indrettet, og hvilke hjælpemidler der står til rådighed. Se især på deltagernes udsyn, talerens placering og pladsen mellem arbejdsstationerne. Til gruppearbejde kan mindre opstillinger fungere bedre end én samlet række, mens et fagligt oplæg typisk kræver fri udsigt mod skærm eller lærred.
Til en hotel konference med deltagere på afstand skal bordopstilling og skærmplacering planlægges samlet. Online-deltagerne skal kunne følge oplæg og samtale, mens deltagerne i lokalet stadig kan tale sammen uden at vende ryggen til hinanden. Gennemgå derfor rummets indretning sammen med dagens program og ikke kun antallet af stole.
Teknikken skal forbinde deltagere i lokalet og online
Hybridmøder kræver, at lyd, billede og præsentationer fungerer sammen. Deltagerne på afstand skal kunne høre både oplægsholderen og spørgsmål fra lokalet. Hotel Fredericia tilbyder hybridmøder og live-konferencer med deltagere både fysisk og online. Alle mødelokaler har moderne AV-udstyr og hurtigt og stabilt WIFI. Hotel Fredericia tilbyder hybridmøder med moderne AV-udstyr og stabilt WIFI på hotelfredericia.dk.
Kursus- og konferencelokalerne har loftmonterede VGA-projektorer og lofthængte lydanlæg. I de mindre møderum er der blandt andet fladskærms-TV, lærred og flipover. Fortæl hotellet, hvilke præsentationsformer programmet omfatter, og om online-deltagerne skal kunne stille spørgsmål undervejs. Så kan lyd og taletid planlægges, inden mødet går i gang.
Lav en enkel plan for, hvem der styrer mødelinket, viser præsentationen og holder øje med spørgsmål fra skærmen. Hvis oplægsholderen også skal håndtere teknikken, kan spørgsmål fra online-deltagerne blive overset. Aftal rollerne på forhånd, og afprøv lyd og billede i lokalet inden mødestart.
Samspillet mellem lokale og digital deltagelse er centralt ved hotel konference med blandede mødeformer. Når teknikken tænkes ind i indretningen, kan online-deltagerne tage del i samtalen i stedet for blot at se en præsentation. Brug derfor mødeformen som kriterium, når I taler med hotellet om AV-udstyr og teknisk hjælp.
Pauser, måltider og aktiviteter holder dagen sammen
En pause er en del af konferencedagen, ikke blot et mellemrum mellem programpunkter. Hotellets restaurant serverer konferencemenuer og à la carte-retter, og RYES serverer konferencemåltider. Oplys, hvornår deltagerne skal spise, og om serveringen skal følge et fast program eller give plads til en længere pause.
Hotellet er bronzemærket i økologi. Få beskrevet mulighederne for servering, så menuen kan indgå i planlægningen af mødedagen. En kort pause kræver en anden organisering end en frokost, hvor deltagerne skal kunne tale sammen i ro. Oplys også om særlige kostbehov.
Hotellet tilbyder teambuilding og aktiviteter, herunder aktiviteter i Fredericia Idrætscenter. Det giver mulighed for at lægge et fælles indslag ind i arrangementet. Overvej, om aktiviteten skal give deltagerne mulighed for bevægelse, samarbejde eller en uformel afslutning, og vælg den ud fra konferencens formål og deltagernes mulighed for at være med.
Hotellet tilbyder 4 mountainbikes fra PRINCIPIA til leje sammen med justerbare og godkendte cykelhjelme. Oplys deltagerne om tid, udstyr og deltagelse, så aktiviteten ikke kolliderer med de faglige programpunkter. Hotellet oplyser også, at der i særlige tilfælde kan opnås fordelagtige weekendpriser på konferencer samt foreningsrabat. Se oplysninger om konference på Hotel Fredericia.
Inden programmet sendes ud, skal arrangøren have styr på tre forhold: Hvilket lokale passer til konferencens størrelse og indretning? Hvordan deltager de online i mødet? Hvilken forplejning og hvilke aktiviteter skal indgå? Svarene gør det muligt at beskrive dagens rammer tydeligt for både deltagerne og hotellet.
Når ankomst, lokale, teknik og pauser planlægges som dele af samme dag, får både de fremmødte og de digitale deltagere en tydelig rolle. Ved en velfungerende hotel konference støtter rammerne samtalen og gør det muligt for alle deltagere at følge med.